Aviso de privacidad
Actualización a fecha de 6 de marzo de 2025 (2.0)
Índice
1. Quiénes somos
2. ¿A quién se aplica este Aviso de privacidad?
3. ¿Qué información se recopila?
4. La información que recopilamos y cómo la utilizamos
5. Transferencias internacionales
6. Divulgación
7. Proveedores de servicios
8. Mantener su información actualizada
9. Conservación
10. Sus derechos
1. QUIÉNES SOMOS
Antalis es una Société par Actions Simplifiée francesa, inscrita en el Registro Mercantil y de Sociedades de Nanterre con el número 410 336 069, y con domicilio social en 8 rue de Seine, 92100 Boulogne-Billancourt (Francia).
«Grupo Antalis» se refiere a Antalis SAS y a cada una de sus filiales directas e indirectas
Antalis es miembro de KPP Group Holdings Co., Ltd., líder mundial en distribución de papel, embalaje y comunicación visual con sede en Japón y cotizada en la Bolsa de Tokio (ISIN JP3293350009) con una facturación de 659 100 millones de yenes (aproximadamente 4300 millones de euros) en el ejercicio fiscal 2023. Con actividades en Europa, América Latina y América del Norte, Antalis es un distribuidor B2B líder de productos y servicios con soluciones innovadoras de comercio electrónico en papel, embalaje industrial y medios de comunicación visual. Con sede en la región parisina (Francia), Antalis opera en 31 países y presta servicio a más de 100 000 clientes con un equipo de 4000 empleados. Nuestros 105 almacenes y centros de producción, centrados en la responsabilidad ecológica, ofrecen servicios de primera clase.
El Grupo Antalis se compromete a recopilar, conservar y utilizar la información personal de conformidad con las disposiciones de las leyes de protección de datos de la Unión Europea y de otros países.
A través de su Código de Conducta, el Grupo Antalis reconoce el derecho fundamental e inalienable de todas las personas a la protección de su vida privada y de sus datos personales. Nuestro compromiso es implementar los procedimientos necesarios para que la recopilación y el tratamiento de los datos personales se realicen de conformidad con la legislación aplicable y con el debido respeto a las personas, así como a la seguridad y confidencialidad de su información.
El Grupo Antalis actualiza sus procesos de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 sobre protección de datos personales, estableciendo un programa interno de protección de datos para promover un estándar coherente en todo el Grupo Antalis en lo que respecta a la recopilación, el uso y la gestión de la información personal.
El responsable del tratamiento de sus datos personales será Antalis o la filial de Antalis con la que usted realice sus actividades comerciales (en adelante, «ANTALIS»).
El presente Aviso de privacidad explica cómo podemos recopilar, utilizar y divulgar información sobre clientes, proveedores, partes interesadas y otros contactos comerciales y empresariales, y describe los derechos que usted puede tener con respecto a su propia información personal.
2. ¿A QUIÉN SE APLICA ESTE AVISO DE PRIVACIDAD?
Nuestros socios comerciales
«Socios comerciales» se refiere a cualquier tercero que tenga una relación comercial con un miembro del Grupo Antalis, incluidos clientes, proveedores, consultores, agentes o proveedores de servicios.
Este Aviso de privacidad se aplica a todos nuestros socios comerciales, así como a los socios comerciales potenciales. Se aplica a la información personal que se recopila durante el curso de una relación comercial existente o potencial.
También se aplica a la información personal de los empleados de un socio comercial cuyos datos podamos recibir como parte del suministro de productos y servicios. En estas circunstancias, nuestros gestores de relaciones son responsables de garantizar que todas estas personas sean informadas de que sus datos personales nos serán facilitados y de los fines para los que utilizaremos dicha información, por ejemplo, mostrándoles una copia de este Aviso de privacidad.
Además, este Aviso de privacidad cubre la información personal de nuestros socios comerciales actuales o futuros que se comprometen con ANTALIS al registrarse para recibir comunicaciones, como alertas por correo electrónico y publicaciones, o que asisten a eventos organizados por ANTALIS o en colaboración con otras organizaciones o asociaciones.
3. ¿QUÉ INFORMACIÓN SE CUBRE?
En este Aviso de privacidad, «información personal» significa cualquier información (ya sea electrónica o escrita) relacionada con una persona que pueda ser identificada directa o indirectamente, en particular por referencia a un identificador como un nombre, un número de identificación, datos de ubicación, un identificador en línea o uno o más factores específicos de la identidad física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural o social de dicha persona.
También incluye categorías especiales de información personal («datos de categorías especiales») a partir de las cuales podemos determinar o inferir el origen racial o étnico de una persona, sus opiniones políticas, sus creencias religiosas u otras creencias de naturaleza similar, su afiliación sindical, su salud o condición física o mental (incluidos los datos biométricos y genéticos), su vida sexual u orientación sexual, o datos judiciales (incluida la información relativa a la comisión o presunta comisión de un delito y cualquier sentencia o pena impuesta).
ANTALIS solo recopilará datos de categorías especiales si es necesario para uno de los fines descritos a continuación. En la sección 4, «La información que recopilamos y cómo la utilizamos», se ofrece más información sobre cuándo y por qué podemos necesitar hacerlo.
4. LA INFORMACIÓN QUE RECOPILAMOS Y CÓMO LA UTILIZAMOS
ANTALIS puede utilizar su información personal para diversos fines, tal y como se describe a continuación.
ANTALIS se compromete a recopilar y utilizar únicamente la información personal necesaria para la prestación de productos y servicios a nuestros clientes; para establecer y/o mantener una relación comercial con sus socios comerciales; y para mantener a las personas informadas sobre productos y servicios y eventos que considere razonablemente que puedan ser de su interés y/o que hayan confirmado de otro modo su preferencia por recibir de ANTALIS. Puede obtener más información sobre los fines, la información que podemos recopilar, la fuente de la información y la autoridad legal en la que se basa ANTALIS enviando una solicitud a la siguiente dirección de correo electrónico específica: dpo@antalis.com.
En algunos casos, será obligatorio que facilite información personal a ANTALIS para que podamos proporcionarle productos y servicios a usted o a su empleador, interactuar con usted o cumplir con las obligaciones legales de ANTALIS.
Identidad, conflictos, lucha contra el blanqueo de capitales y otras comprobaciones
ANTALIS recopila diversa información sobre sus socios comerciales como parte de nuestro proceso de incorporación de «nuevos contactos». Esto puede denominarse «diligencia debida» o «Conozca a su cliente» o «Conozca a su proveedor». Las comprobaciones pueden incluir algunos o todos los siguientes elementos:
- Verificación de la identidad: prueba del nombre y la dirección
- Titularidad real última de personas jurídicas y otras entidades legales
- Comprobaciones de conflictos: para evitar conflictos de intereses
- Comprobaciones contra el blanqueo de capitales, los productos del delito y la financiación del terrorismo
- Comprobaciones de personas políticamente expuestas: personas que ocupan puestos destacados en el gobierno, el poder judicial, los tribunales, los bancos centrales, las embajadas, las fuerzas armadas y las empresas estatales, incluidos sus familiares y personas cercanas
- Comprobaciones de listas de sanciones gubernamentales
- Lista de personas con información privilegiada
Estos controles se realizan por motivos legales, reglamentarios o comerciales y es posible que deban repetirse durante el transcurso de nuestra relación comercial. Es importante que nos facilite toda la información y los documentos necesarios para no afectar a nuestra capacidad de proporcionarle productos y servicios.
Podemos utilizar fuentes de terceros para obtener parte de esta información. Puede acceder a los detalles enviando una solicitud a la siguiente dirección de correo electrónico específica: dpo@antalis.com.
Suministro de productos y servicios
ANTALIS puede recopilar o generar datos adicionales sobre usted durante el transcurso de nuestra relación comercial, con el fin de proporcionarle productos y servicios.
También podemos utilizar su información personal:
- Para administrar nuestra relación y mantener las relaciones contractuales
- Para fines contables y fiscales
- Para marketing y desarrollo comercial
- Para cumplir con las obligaciones reglamentarias de ANTALIS
- Para establecer, ejercer o defender derechos legales
- Para la prevención y detección de delitos
- Para fines históricos y estadísticos
Otras interacciones comerciales
Como parte de su relación comercial o de otro tipo con ANTALIS, podemos recopilar o generar datos sobre usted. Podemos utilizar esta información personal para gestionar nuestra relación y mantener las relaciones contractuales, con fines contables y fiscales, y para cumplir con nuestras obligaciones reglamentarias.
También podemos compartir sus datos personales con terceros si vendemos o compramos un negocio o activos, en cuyo caso es posible que tengamos que revelar datos personales al posible vendedor o comprador del negocio o los activos en cuestión, así como a sus asesores profesionales. Si una filial de Antalis o la totalidad de sus activos son adquiridos por un tercero, los datos personales se incluirán en los activos transferidos.
Información recopilada en nuestras instalaciones
Si visita nuestras instalaciones, su imagen puede ser captada por los sistemas de videovigilancia operados por ANTALIS o por la entidad que gestiona nuestras instalaciones. Los sistemas de control de acceso al edificio también pueden captar la ubicación, la hora y la fecha de su entrada y salida de nuestras oficinas.
Comunicaciones
Cuando lo permita la legislación aplicable, ANTALIS podrá grabar y/o supervisar las llamadas telefónicas realizadas y recibidas, así como las comunicaciones electrónicas enviadas o recibidas por las redes de ANTALIS, con el fin de proteger nuestro negocio y verificar el cumplimiento de nuestras políticas y los requisitos legales pertinentes. Dichas grabaciones y/o supervisiones se llevarán a cabo con fines comerciales legítimos y de conformidad con las leyes y normativas aplicables. Esto puede incluir los siguientes fines:
- Registrar hechos (incluida la conversión de mensajes de voz en texto)
- Establecer el cumplimiento de las políticas y procedimientos de ANTALIS
- Cumplir con las leyes y normativas aplicables
- Prevenir y detectar delitos
- Supervisar el uso y funcionamiento eficaces de las redes y sistemas de ANTALIS
Con el fin de comunicarnos de manera eficiente, la correspondencia y los documentos pueden enviarse por correo electrónico sin cifrar. Usted es consciente de que este no es un método de comunicación seguro, ni existen normas de servicio para su entrega. Si prefiere que no utilicemos correo electrónico sin cifrar, póngase en contacto con su persona de contacto en ANTALIS.
Marketing y desarrollo empresarial
ANTALIS recopila información con fines de marketing y desarrollo empresarial, así como en el marco de la gestión general de las relaciones con los clientes. Podemos utilizar algunos datos personales con fines de entretenimiento de los clientes, incluyendo el registro de sus intereses y preferencias.
Podemos utilizar sus datos personales para enviarle información por correo electrónico o postal, o a través de redes sociales o sitios web de redes sociales, sobre nuestros productos y servicios, novedades del sector, folletos, comunicados de prensa, invitaciones a seminarios y charlas. Puede seleccionar las áreas y temas que le interesan cuando se registra en nuestro sitio web. Puede actualizar sus preferencias o darse de baja en cualquier momento. Para obtener más información sobre cómo ejercer sus derechos, consulte la sección 10 «Sus derechos» más abajo.
Eventos
Si asiste a un evento organizado por ANTALIS o en asociación con ANTALIS, recopilaremos sus datos de contacto como parte del registro al evento. Esta información puede incluir requisitos dietéticos y detalles sobre cualquier problema de salud o discapacidad que deba tenerse en cuenta para su asistencia o participación en el evento. Cuando un evento se organice en colaboración con un tercero o se celebre en un lugar externo, es posible que tengamos que compartir sus datos personales con dicho tercero, incluido el organizador del evento o el lugar de celebración. Solo se compartirá la información mínima necesaria para los fines del evento. Si el evento está organizado por un tercero, dicho tercero será responsable de informarle sobre cualquier actividad de marketing que desee llevar a cabo y de obtener su consentimiento, cuando sea necesario.
Cookies
Si utiliza nuestros sitios web, le informamos de que utilizamos cookies y otras herramientas de análisis del tráfico web (por ejemplo, Pixel Tracking, Google Analytics, etc.). Haga clic en nuestra política de cookies para obtener más información sobre el uso que hacemos de estas herramientas o envíe una solicitud a dpo@antalis.com.
5. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES
ANTALIS es un grupo internacional que opera a nivel mundial. Al igual que la mayoría de las empresas internacionales, ANTALIS ha centralizado determinados aspectos de su administración y gestión de registros en la Unión Europea. Además, cuando los proyectos abarcan más de una jurisdicción, toda la información deberá ser accesible para todas las personas de ANTALIS que trabajen en el asunto. Como resultado, su información personal puede ser transferida fuera del país de origen (lo que incluye transferencias fuera del Espacio Económico Europeo) y puede ser accesible en toda ANTALIS a nivel mundial.
ANTALIS tomará todas las precauciones legales y de seguridad necesarias para garantizar la seguridad e integridad de la información personal que se transfiera dentro de ANTALIS, con el fin de permitir las transferencias globales dentro de ANTALIS de información personal originada en el EEE, de conformidad con las leyes europeas de privacidad aplicables, mediante el uso de los mismos estándares de protección de la información personal. Por lo tanto, su información personal recibirá el mismo nivel de protección independientemente de su ubicación dentro de ANTALIS.
Sus datos personales también serán accesibles para los proveedores de servicios de ANTALIS, que pueden estar ubicados en otras jurisdicciones. Para obtener más información, consulte la sección 7, «Proveedores de servicios», más abajo.
6. DIVULGACIONES
ANTALIS puede divulgar sus datos personales (i) cuando sea necesario para los fines indicados, incluso dentro de la propia ANTALIS; (ii) si así lo exige la legislación aplicable; (iii) en relación con una reorganización, venta o fusión; (iv) si creemos que dicha divulgación es necesaria para hacer cumplir o aplicar los términos del contrato y otros acuerdos o para proteger y defender los derechos, la propiedad o la seguridad de ANTALIS; (v) para cumplir con un procedimiento judicial, una orden judicial u otra obligación legal, o una investigación reglamentaria o gubernamental; o (vi) con su consentimiento.
Nos gustaría llamar especialmente la atención sobre el hecho de que, en algunas jurisdicciones, ANTALIS tiene la obligación legal de informar de transacciones sospechosas y otras actividades a las autoridades reguladoras pertinentes en virtud de la legislación contra el blanqueo de capitales, la financiación del terrorismo, el uso de información privilegiada o legislación relacionada. ANTALIS también puede informar de actividades delictivas sospechosas a la policía y otros organismos encargados de hacer cumplir la ley. Es posible que no se nos permita informarle al respecto antes de la divulgación, o en absoluto.
Los terceros destinatarios de la información personal relacionada con nuestros socios comerciales pueden incluir:
- Autoridades fiscales y aduaneras
- Organismos reguladores y otros organismos profesionales
- Autoridades bursátiles y de cotización
- Registros públicos de directores de empresas y accionistas
- Proveedores de servicios de verificación de identidad
- Agencias de referencia crediticia
- Tribunales, policía y organismos encargados de hacer cumplir la ley
- Departamentos y organismos gubernamentales
- Auditores y asesores profesionales (incluidos aseguradores y asesores de responsabilidad civil profesional)
ANTALIS hará todo lo posible por divulgar la mínima información personal necesaria en cada caso.
7. PROVEEDORES DE SERVICIOS
Los terceros que prestan servicios a ANTALIS se denominan «subcontratistas». ANTALIS celebrará contratos con los subcontratistas en los que se abordarán los requisitos de las leyes de privacidad pertinentes. Los subcontratistas estarán obligados a utilizar medidas de seguridad adecuadas para proteger la información personal y se les prohibirá utilizar la información personal para fines distintos de los indicados por ANTALIS.
Los subcontratistas que traten información personal en nombre de ANTALIS pueden estar ubicados en Europa o en otros países del mundo. ANTALIS se asegurará de que los subcontratistas cumplan con todos los requisitos legales aplicables para la transferencia de información personal fuera de la jurisdicción en la que se recopiló originalmente. En el caso de los datos recogidos en el Espacio Económico Europeo o que se refieran a interesados en el EEE, ANTALIS exigirá a los subcontratistas que apliquen las cláusulas contractuales tipo para la transferencia de información personal a terceros países, tal y como se establece en las leyes europeas de privacidad aplicables.
Si desea obtener más información sobre los subcontratistas con los que trabajamos, póngase en contacto con el responsable global de protección de datos enviando una solicitud a la siguiente dirección de correo electrónico específica: dpo@antalis.com.
8. MANTENER SU INFORMACIÓN ACTUALIZADA
ANTALIS hace todo lo posible por mantener la exactitud y la integridad de la información personal que obra en su poder. Para ayudarnos a garantizar que disponemos de la información más actualizada sobre usted, es importante que nos informe de cualquier actualización de sus datos de contacto u otra información personal. Póngase en contacto con la persona con la que suele tratar en ANTALIS. También puede ponerse en contacto con el responsable global de protección de datos de ANTALIS enviando una solicitud a la siguiente dirección de correo electrónico específica: dpo@antalis.com.
9. CONSERVACIÓN
ANTALIS conservará la información personal solo durante el tiempo que sea necesario para los fines descritos en la sección 4, «La información que recopilamos y cómo la utilizamos». Tenga en cuenta que los períodos de conservación pueden variar en diferentes jurisdicciones. Los datos personales se conservan normalmente durante un período mínimo de 2 años.
Es posible que necesitemos conservar la información durante períodos más largos, según lo definido por la ley de prescripción aplicable, para establecer, ejercer o defender nuestros derechos legales, o para fines de archivo e históricos. Siempre que sea posible y práctico, la información personal se anonimizará mediante la eliminación, sustitución o bloqueo de los datos que permitan identificar a las personas.
Si desea obtener más información sobre nuestra política de conservación, póngase en contacto con el responsable global de protección de datos enviando una solicitud a la siguiente dirección de correo electrónico específica: dpo@antalis.com.
10. SUS DERECHOS
Usted tiene los siguientes derechos en relación con su información personal:
- acceder a la información personal que ANTALIS tiene sobre usted;
- que se corrija su información personal, por ejemplo, si está incompleta o es incorrecta
- optar por no recibir comunicaciones de marketing en cualquier momento
- en determinadas circunstancias y con sujeción a la legislación aplicable, el derecho a restringir u oponerse al tratamiento de su información personal, o solicitar que se elimine;
- en determinadas circunstancias y con sujeción a la legislación aplicable, el derecho a recibir una copia de la información personal que ha facilitado a ANTALIS, en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina (lo que se conoce como «portabilidad de los datos»);
- cuando haya facilitado información personal de forma voluntaria o haya dado su consentimiento para su uso, el derecho a retirar su consentimiento;
- el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de protección de datos (véase más adelante).
Si desea ejercer sus derechos, póngase en contacto con el responsable global de protección de datos de ANTALIS enviando una solicitud a la siguiente dirección de correo electrónico específica: dpo@antalis.com.
Correo electrónico y comunicaciones electrónicas con fines de marketing directo
Cuando crea una cuenta o se registra por primera vez con nosotros, ANTALIS le preguntará si desea recibir información comercial o de marketing de ANTALIS. Para recibir información de ANTALIS, marque la casilla «Acepto recibir información comercial o de marketing u ofertas de Antalis Group o en su nombre por cualquier medio de comunicación electrónica de conformidad con este Aviso de privacidad». Si no desea recibir información, deje la casilla sin marcar.
OPT-IN:
Si ha aceptado recibir información de ANTALIS, podremos enviarle información comercial/de marketing en formato digital o impreso, como información sobre productos, ofertas comerciales, información sobre un evento, información sobre un proyecto o una invitación, por ejemplo.
O, si procede:
DOBLE OPT-IN:
Si ha aceptado recibir información, recibirá un correo electrónico en el que se le pedirá que haga clic en un enlace para completar un procedimiento de confirmación de su consentimiento para recibir información comercial o de marketing u ofertas de ANTALIS, cualquiera de sus filiales y cualquiera de sus distribuidores oficiales por correo electrónico.
PARA CANCELAR LA SUSCRIPCIÓN:
- Vaya a la sección de su cuenta en el sitio web de ANTALIS y desmarque la casilla, O
- Haga clic en el enlace «cancelar suscripción» que aparecerá en la parte inferior de cualquier correo electrónico enviado por ANTALIS o en su nombre, O
- Envíe un correo electrónico al responsable global de protección de datos de ANTALIS a la dirección dpo@antalis.com.
¿Qué ocurre si es menor de 16 años?
Si es menor de 16 años o no tiene la edad legal en su país, asegúrese de contar con el permiso de sus padres o representante legal antes de facilitarnos datos personales sobre usted. Los menores de 16 años o que no tengan la edad legal en su país no pueden facilitarnos sus datos personales sin dicha autorización.
Derecho a presentar una reclamación
Si nuestra respuesta no le satisface o si cree que no estamos tratando sus datos personales de conformidad con la legislación aplicable, puede presentar una reclamación ante la autoridad de control de protección de datos competente de su país.
Modificaciones de esta declaración
Este Aviso de privacidad se ha actualizado en enero de 2024. Podemos realizar cambios de vez en cuando o modificarlo según sea necesario para cumplir con cualquier ley de protección de datos aplicable. Es posible que desee revisarlo de nuevo de forma puntual. Cualquier cambio en cualquier disposición del Aviso de privacidad se aplicará a partir de la fecha de publicación en nuestros sitios web.
Consulta
Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso de privacidad, póngase en contacto con el responsable global de protección de datos de ANTALIS enviando una solicitud a la siguiente dirección de correo electrónico específica: dpo@antalis.com.
